Tutoriaux et informations pratiques

 

pour vous aider à suivre les procédures

 

ou maîtriser certaines des spécificités de nos applications.

 

Titan - logiciel de service après-vente ; Galion - logiciel de négoce ; EIS-Compta - logiciel de comptabilité
 

  Sauvegarde  

  • Sauvegarde : Contrôle du compte-rendu de sauvegarde sur streamer.
  •  
  • Le traitement « Sauvegarde sur bande » est activé par la grille à heure fixe. Pour modifier l'heure de début de sauvegarde
  • allez en 13/ UTILITAIRES - Société - Sauvegarde.
  • Les fichiers qui vont être sauvegardés ne doivent pas être en cours de modification pendant le traitement. Autrement dit,
  • vous devez quitter tous les programmes pour que les fichiers de données soient libérés (fermés). Les utilisateurs doivent
  • sortir des applications. Le dernier utilisateur doit vérifier que les applications sont fermées.
  •  
  • Contrôle des postes avant la sauvegarde
  •  
  • Le dernier utilisateur contrôle que les postes ne sont pas dans une application, sinon il en ressort jusqu'au retour
  • dans le menu général. Le traitement de sauvegarde sera activé sur le poste 0. Il correspond en règle générale
  • à la première vue de la console maître (console 0, le serveur).
  •  
  • Important : si la première vue de la console principale n'est pas au menu, le traitement « Sauvegarde sur bande »
  • ne sera pas activé.
    •
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  • Pour revenir au menu (grille d'appel) faites (Echap) autant de fois qu'il le faut. L'écran de présentation TITAN/GALION
  • apparaîtra. Attention, pensez à contrôler toutes les vues de toutes les consoles.
  •  
  • Pour vérifier l'état de tous les postes en une seule fois, allez en 13) UTILITAIRES - Regard des postes.
  •  
  • Repérez les applications ouvertes, les numéros de postes et enfin le numéro de console en défaut.
  • Rallumez-la si besoin, quittez les applications.
  •  
  • Contrôle du compte-rendu (journal) de la sauvegarde
  •  
  • La vérification du bon déroulement de la sauvegarde se fait par le menu 11/ EXTENSION - Logiciel de sauvegarde - Symbiose.
  • Une fois dans le logiciel de sauvegarde 'Secure2' déplacez-vous avez les flèches. Positionnez-vous horizontalement
  • sur l'item [Utilitaires], puis verticalement sur l'item [Journal]. Validez avec la touche (Entrée). Une sous-fenêtre s'ouvre,
  • validez sur [Sauvegarde], puis sur [Consulter], puis validez sur [Vue globale] ou [détaillée]. L'écran suivant vous permet
  • d'accéder à la date et la validité de la sauvegarde.
  •  
  • Si la sauvegarde est incorrecte, demandez une vue détaillée. Recherchez les codes erreurs.
  • L'erreur 44 signifie qu'un programme était ouvert lors de la sauvegarde. Contactez-nous s'il ne s'agit pas d'une erreur 44.
  • Une fois la vérification effectuée, sortez du logiciel Symbiose en tapant 4 fois (Echap), déplacez-vous jusqu'à l'item [fin]
  • avec la (flèche droite), validez et confirmez votre sortie du programme.
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  • remonter
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  Saisie des pièces remplacées dans un devis :  

  • RAPPEL : Le programme « Fiche de travail » item [Pièces remplacées] vous permettait de "Poser" ou de mettre "A poser"
  • les pièces détachées. Dès l'acceptation du devis par le client, les pièces "A poser" étaient proposées
  • en "réparation de commande fournisseur". Le magasinier était sollicité.
  •  
  • Rubrique "Posée" :
  • Une pièce doit être changée avant d'avoir obtenu l'accord du client. Vous informez la quantité "Posée" dans le dossier,
  • elle est immédiatement défalquées du stock (si l'article est géré en stock).
  • En cas de refus du client, la suppression de la ligne provoque la réintégration de l'article dans le stock.
  •  
  • Rubrique "A poser" :
  • Vous pouvez mettre "A poser" une référence qui devra être remplacée. Mais vous ne savez pas s'il y en aura
  • en stock le jour de l'accord de réparation.
  • Quant le client accepte le devis l'information 'Aposée' se transforme en "Acder". L'état du dossier passe
  • "en attente de pièce" (A.P.). La référence apparaît dans la "Préparation des commandes fournisseurs". C'est au magasinier
  • de contrôler le stock et éventuellement de confirmer la commande. Lorsque toutes les pièces sont disponibles,
  • le magasinier doit prévenir le technicien afin qu'il pose les pièces. En cas de refus la ligne de pièce est supprimée
  • dans le dossier.
  •  
  • CHANGEMENT : le programme vous permet dorénavant soit de prévoir dès l'établissement du devis si la pièce sera :
  • - à commander "Acder", (État=A.P., préparation ...)
  • - à poser "Aposer" (nous en aurons sûrement en stock, État=IC).
  •  
  • Maintenant la rubrique "A poser" prévoit la pose d'une pièce. Lors de l'acceptation du client, "Aposer" reste "Aposer"
  • dans le bon de travail. Les pièces n'apparaissent plus en préparation de la commande, le magasinier n'est plus sollicité.
  • Le code état devient "Intervention commencée" (IC). Le dossier apparaît dans le travail à faire du technicien
  • (les devis à faire). Toutefois si le technicien constate que la pièce n'est pas disponible, il transforme "APoser" en "Acder".
  • Le code état suivra.
  •  
  • Rubrique "Posée" : (comme avant)
  •  
  • Rubrique "Acder" :
  • Vous saisissez une pièce en commande, elles apparaîtront dans les préparation de commande dès l'acception du client.
  • Le système basculera le code état en « A.P. » ( Attente de Pièce ).
  • En cas de devis refusé, les pièces sont supprimées de la fiche de travail.
  •  
  • Rubrique 'Aposer' :
  • Vous prévoyez la pose d'une pièce, vous supposez qu'elle sera disponible le jour de l'acceptation par le client.
  • Elle n'apparaîtra pas dans les préparations de commande. En cas de devis refusé, elles seront supprimées de la fiche de travail.
  •  
  • POUR PASSER DE LA FONCTION " Acder " à " Aposer ", UTILISEZ LA TABULATION. |<---- ou ---->|
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  • remonter
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  Emplacements : procédure  

  • Ce programme permet la gestion des emplacements des produits réceptionnés au comptoir suivant leur catégorie (option 286 à 1).
  • Un code de regroupement gère un ou plusieurs emplacements. Ce code est ensuite lié à une ou plusieurs catégories.
  • Le système attribue un emplacement lors de la prise en charge et le libère dès la restitution du produit.
  • Vous avez également la possibilité de forcer cet emplacement si besoin est.
  •  
  • Paramétrage :
  • Vous créez les codes de regroupement en « 14 Fichiers/Listes - Code de regroupement Catégorie ».
  • Vous saisissez le code de regroupement (alpha/numérique sur 6 caractères) à créer puis confirmez par (Entrée),
  • saisissez et validez le libellé. Vous activez la fenêtre 'Emplacement' par (Entrée) puis y insérer un ou plusieurs codes
  • emplacements (alpha/numériques sur 4 caractères) par (Inser). Vous paramétrez les catégories en
  • « 14 Fichiers/Listes - Catégorie » en leur attribuant un code de regroupement sur la rubrique "Groupe Emplacement".
  •  
  • Utilisation
  • En prise en charge, dans la fenêtre 'appareil', suivant la catégorie du produit saisi, le système attribue un emplacement.
  • Vous pouvez forcer l'emplacement mis par le système en saisissant vous même le code voulu.
  • Lors de la restitution vous signalez au système par le code État 'TR' (Terminé-Repris) que le produit est restitué,
  • l'emplacement est automatiquement libéré.
  •  
  • « Recherches multiples / Catégorie / Emplacement »
  • Ce programme permet de retrouver toutes les interventions présentes dans votre système informatique.
  • Que les appareils soient terminés, facturés, en attente de pièces, etc. ...
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  • remonter
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  BJI : bordereau journalier d'intervention :  

  • 1) Déplacement d'un ou plusieurs rendez-vous d'une journée sur une autre :
  • Lors de la préparation du Bordereau Journalier d'Intervention, vous avez la possibilité dorénavant de déplacer
  • plusieurs rendez-vous d'une journée sur une autre journée.
  •  
  • En « 07 / Planning d'intervention - Préparation du BJI », à l'aide de la touche (F2) choisissez [plusieurs rdv],
  • puis à l'aide de la (Barre d'espace), sélectionnez les rendez-vous à déplacer puis confirmez votre sélection par la touche (F2).
  • Définissez la nouvelle date de rendez-vous et validez votre saisie.
  •  
  • 2) Édition des prises en charge extérieures après l'impression des BJI
  • Lors de l'édition du Bordereau Journalier d'Intervention, vous avez la possibilité d'éditer vos fiches extérieures.
  • Il suffit de mettre l'option 316 à la valeur [1].
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  • remonter
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  Passage en compta des factures de SAV :  

  • Paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité : des factures SAV :
  •  
  • 1. Atelier
  • Le passage en compta des factures SAV se fait grâce à l'identification de "l'atelier" qui est renseigné dans les interventions.
  • Allez en « 14/ Fichiers - Ateliers ». Pour chaque atelier, il faut affecter un compte comptable pour :
  • - la main d'oeuvre
  • - les pièces détachées
  • - les frais de livraisons non codés
  • - les frais divers non codés
  • - les frais administratifs non codés
  • mais, également pour chaque compte de TVA ( 1,2,3,4 et 5 ).
  •  
  • 2. Frais administratifs
  • Renseignez les frais administratifs codifiés en « 14/ Fichiers - Frais administratifs ».
  •  
  • 3. Frais divers
  • Faites de même pour les frais divers, toujours en « 14/ Fichiers - Frais divers ».
  •  
  • 4. Déplacements
  • Pour paramétrer les comptes des déplacements, allez en « 14/ Fichiers - Déplacements », et complétez la rubrique [comptabilité].
  • Il faut affecter un compte de déplacements pour chaque atelier.
  •  
  • 5. Navettes
  • Paramétrez le code comptable des navettes si vous les utilisez en 14/ Fichiers - Navettes ».
  •  
  • 6. Port
  • Vous devez également renseigner les codes comptables des frais de ports. Pour cela, allez en « 14/ Fichiers - Ports ».
  • Prenez également les différents types de ports un à un et identifiez-le à un code comptable.
  •  
  • 7. Clients en compte
  • Renseignez tous les clients en compte par un code comptable. Allez en « 14/ Fichiers - Clients en compte ».
  • Les sept premiers caractères permettent de saisir le compte collectif client, et les cinq suivants permettent
  • de saisir un compte auxiliaire en alphanumérique (lettre ou chiffre).
  •  
  • 8. Clients divers
  • Si vous souhaitez gérer un client divers comme un client en compte dans la comptabilité EIS, alors indiquez pour ce client,
  • un code comptable. Allez en « 14/ Fichiers - Clients divers » et saisissez le code comme vous l'avez fait plus haut.
  • Ceci nécessite un temps important pour le paramétrage de vos clients divers mais peut être utilisés pour certains clients seulement.
  •  
  • Autrement, en fonction de l'option 9, vous pouvez soit faire un passage regroupé des clients divers dans un seul compte (option à 0) :
  • il faut indiquer le n° de compte dans la fiche du client en compte "X". Soit ventilez les écritures dans 26 comptes divers
  • correspondant aux 26 lettres de l'alphabet (option à 1) : mettre "411 DIV A" dans le fiche client "X".
  • Soit ventilez les écritures dans 26 comptes numériques successifs ( option à 2) : mettre "411 001" dans la fiche du client "X".
  •  
  • 9. Fournisseurs (comptabilité EIS uniquement)
  • Pour les fournisseurs, il faut leur affecter un code comptable permettant le lien entre la gestion et l'échéancier.
  • Indiquez également les conditions de paiement dans la fenêtre [paiement]. En saisie des achats, le programme proposera
  • la date d'échéance en fonction de votre délai de paiement. Allez en « 14/ Fichiers - Fournisseurs ».
  •  
  • 10. TVA
  • Enfin, affectez à chaque différent taux de TVA, un compte comptable. Allez en « 14/ Fichiers - Taxe sur la Valeur Ajoutée ».
  •  
  • 11. Autres
  • En « 13/ Utilitaires - Société », fenêtre [comptabilité].
  • Vous devez indiquer le n° de compte pour l'escompte et pour les remises successives R1, R2, R3, les n° de comptes
  • pour les écarts de centimes de règlement au débit et au crédit, ainsi que le n° de compte pour l'écart de conversion
  •  
  • remonter
  •  
  •  
  •  

  Passage en compta des règlements :  

  • Paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité : des règlements :
  •  
  • 1. Journaux de banque
  • A chaque code journal, précisez le n° de compte comptable et le code journal.
  •  
  • 2. Ventilation de caisse
  • En « 14/ Fichiers - Type de ventilation », renseignez tous les codes comptables des différents types de ventilation de caisse.
  •  

  Problème  

  • Les factures et/ou avoirs apparaissent toujours en dans la liste des fiches à contrôler en « 04/Fiche de travail/Facturation ».
  •  
  • Vous devez modifier le code état de la facture. Vous remplacez le code état "T" ou"TR" par le code état "IC"
  • et vous validez votre saisie. Vous revenez dans la fenêtre "État" et vous ressaisissez l'état "T" ou "TR" puis
  • vous quittez le document. La facture ne réapparaîtra plus dans la liste des fiches à contrôler.
  •  
  • remonter
  •  
  •  
  •  

  Problème  

  • En déclaration de T. V. A. sur facturation, les montants donnés par la gestion ne correspondent pas aux montants donnés
  • par le programme de comptabilité. Pourquoi ?
  •  
  • En déclaration de T. V. A. sur facturation dans le programme de comptabilité, le montant de T.V.A. ne correspond pas
  • à la base H.T. Pourquoi ?
  •  
  • Vous devez contrôler :
  •  
  • Le paramétrage de votre plan comptable
  • Dans le programme de comptabilité, « 02/Paramètre et Fichiers-Plan comptable », vous accédez à la liste du plan comptable
  • par code à l'aide de la touche (F9), puis avec la touche (Flèche droite) vous étendez l'ensemble des informations.
  • La colonne "TVA" doit indiquer pour chaque compte concerné, à quelle ligne de la déclaration de T.V.A. il correspond et à quel type.
  •  
  • Attention : seuls les comptes servant au calcul de la déclaration de T.V.A. doivent être renseignés.
  • Par exemple, le compte 445660 ( TVA à déduire ) est un compte correspondant au montant de la TVA.
  • Il est affiché sur la CA 3 en ligne 17, le code est 17T. Un compte de la classe 7 est un compte correspondant à une base (H.T.),
  • son montant est affiché sur la CA 3 en ligne 07 s'il s'agit d'une base à 19.6%. Le code est 07B.
  •  
  • Le paramétrage des comptes en gestion
  • En « 14/Fichiers & Listes », vous contrôlez les comptes paramétrés dans les Groupes, Ateliers, Frais administratifs, Frais divers...
  • Ils doivent correspondre à ceux paramétrés dans le plan comptable.
  • Exemple, en gestion la fiche Atelier Antenne a pour paramétrage comptable :
  •  
  •  
    comptabilité TVA 1 (19,6%) TVA 2 (5,5%) TVA 3 (exo) TVA 4

    TVA 5
    main d'oeuvre
    706100
    706105
    706110
    		    
    pièces détachées
    707100
    707105
    707110
    		    
    Fr. livraison non codés
    708100
    708105
    708110
    		    
    Fr. divers non codés
    708100
    708105
    708110
    		    
    Fr. administratifs
    		         
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  • Vous retrouvez en comptabilité le compte 706100 paramétré pour la déclaration de T.V.A. avec le code 07B(07 pour "19.6%"
  • et B pour "Base"), le compte 706105 paramétré avec le code 08B ( 08 pour 5.5%)...
  •  
  • Les journaux de ventes et d'achats
  • Vous contrôlez vos écritures. Il peut y avoir une erreur de saisie sur un numéro de compte.
  •  
  • remonter
  •  
  •  

  Passage en compta des factures de négoce :  

  • Paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité des factures de négoce.
  •  
  • 1. Groupe
  • Le passage en comptabilité des factures négoce se fait grâce à l'identification du "groupe" qui est renseigné dans les factures
  • (en ce qui concerne les montants H.T.). Pour renseigner les comptes de chaque groupe, allez en « 14/ Fichiers - Groupes ».
  • Saisissez les différents groupes un à un (Télé, Hi-fi, Vidéo ...) et renseignez les différents comptes pour les différents
  • taux de TVA utilisés. Le compte "Reprise" peut aussi être renseigné. Il vient en déduction des ventes.
  •  
  • 2. Clients en compte
  • Reportez-vous au paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité des factures SAV.
  •  
  • 3. Clients divers
  • Reportez-vous au paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité des factures SAV.
  •  
  • 4. Fournisseurs (comptabilité EIS uniquement)
  • Reportez-vous au paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité des factures SAV.
  •  
  • 5. T. V. A.
  • Reportez-vous au paramétrage des comptes pour le passage en comptabilité des factures SAV.
  •  
  • 6. Autres
  • En 13/ Utilitaires - Société, fenêtre [comptabilité].
  • Vous devez indiquer le n° de compte pour l'escompte et pour les remises successives R1, R2, R3, les n° de comptes
  • pour les écarts de centimes de règlement au débit et au crédit, ainsi que le n° de compte pour l'écart de conversion.
  •  
  • Les factures et/ou avoirs apparaissent toujours en dans la liste des fiches à contrôler en 04/Fiche de travail/Facturation.
  •  
  • Vous devez modifier le code état de la facture. Vous remplacez le code état "T" ou"TR" par le code état "IC"
  • et vous validez votre saisie. Vous revenez dans la fenêtre "État" et vous ressaisissez l'état "T" ou "TR" puis
  • vous quittez le document. La facture ne réapparaîtra plus dans la liste des fiches à contrôler.
  • remonter
  •  

 

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